Offline, Online, dan Hybrid, Jenis Event Mana Yang Paling Tepat Untukmu?

Setelah pandemi yang melanda pada 2020, keseharian 

Pernah bingung memilih jenis event mana yang cocok untuk kamu? Event offline, event online, atau event hybrid? Setiap event yang ingin kamu adakan tentu memiliki ciri khasnya sendiri yang menggunakan jenis event tertentu.

Jenis-Jenis Event: Offline, Online, Hybrid

Event Offline

Event offline adalah event yang diadakan secara langsung dan tatap muka dengan peserta event-nya. Contoh event offline adalah: seminar, workshop, konser, kelas/kursus, festival, konferensi, dan lain-lain.

Kenapa event offline menguntungkan?

• Memberikan rasa tergabung dalam komunitas
• Networking
• Menawarkan suasana dan experience
• Lebih “memorable”

Apa saja tantangan yang dihadapi event offline?

1. Jumlah peserta
   Karena membutuhkan transport dan akomodasi, jumlah peserta otomatis akan dipengaruhi faktor tersebut. Untuk itu, lokasi venue akan menjadi salah satu alasan yang mempengaruhi kesediaan peserta untuk hadir.
2. Biaya akomodasi dan transportasi
   Biaya yang dikeluarkan oleh peserta untuk menghadiri event offline juga menjadi tantangan. Usaha yang dibutuhkan peserta untuk menikmati sebuah event bisa saja mengurangi value event tersebut.
3. Proses registrasi
   Event offline harus didukung sistem registrasi yang mumpuni agar tidak menumpuk keramaian. Sistem registrasi yang baik akan menjamin mulusnya proses masuknya peserta ke sebuah event.

Event Online 

Event online adalah event yang pesertanya tidak perlu bertatap muka ketika acara berlangsung. Biasa dilangsungkan dan terkoneksi secara virtual. Setelah pandemi sejak 2020, hampir semua event offline mulai diubah ke virtual. Contoh event online adalah webinar, job fair online, konser online, virtual tour, dan lain-lain. Meskipun demikian, tidak dapat dipungkiri beberapa jenis event online tidak bisa menawarkan pengalaman seperti event offline..

Kenapa event online menguntungkan?

• Fleksibilitas waktu dan ruang
• Hemat waktu
• Memfasilitasi feedback dari peserta
• Mengurangi pengeluaran secara efektif
• Jumlah peserta tak terbatas ruang

Dibalik keuntungan tersebut, tentu ada juga tantangan untuk event online, yaitu:

1. Terbatasnya teknologi
   Virtual event atau event online membutuhkan dukungan sistem teknologi yang mumpuni. Jika sebuah event tidak menggunakan dukungan teknologi yang baik, maka event tersebut bisa saja menjadi tidak menarik dan gagal.
2. Menjaga keterlibatan peserta
   Duduk saja selama beberapa waktu di depan layar tentu dapat melelahkan bagi peserta. Karena peserta event tidak bertatap muka langsung, menjaga keterlibatan adalah tantangan event creator.
3. Pengalaman yang mulus
   Mulai dari pembelian/registrasi hingga event berakhir, memastikan bahwa peserta event memiliki pengalaman acara yang mulus dan nyaman terkadang bisa menjadi tugas yang menakutkan jika banyak platform terlibat, dan logistik acara tidak diurus tepat waktu.

Event Hybrid 

Mendapatkan yang terbaik dari 2 jenis event di atas? Tentu bisa. Event hybrid adalah gabungan dari event offline dan online. Banyak versi event hybrid yang diterapkan event creator, misalnya saja konser hybrid, konferensi dan bootcamp, pameran hybrid, townhall, dan lain-lain.

Kenapa event hybrid menguntungkan?

• Jumlah peserta dapat bertambah
• Mengurangi jejak karbon
• Menambah value sponsor
• Menambah keterlibatan peserta

Karena menggabungkan konsep event online dan offline, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai tantangan event hybrid, yaitu:

1. Memastikan peserta mengikuti 1 event dengan 2 experience
   Event hybrid adalah tentang menyeimbangkan peserta tatap muka dan virtual. Karena itu, event creator harus menyeimbangkan dua pengalaman ini. Pastikan konten Anda relevan dengan peserta tatap muka dan virtual, dan jangan rencanakan aktivitas bersama yang mengisolasi satu kelompok dari partisipan.
2. Menjaga konten agar engaging. 
   Konten bisa dibilang lebih penting selama acara hybrid daripada selama acara offline. Jauh lebih sulit untuk membuat peserta virtual tetap terlibat di depan layar komputer. Gabungkan jajak pendapat langsung atau Q&A untuk membuat peserta virtual tetap terlibat. Pastikan juga durasi event masuk akal (mana mungkin ada yang ingin mengikuti seminar hybrid selama 5 jam!)
3. Menyesuaikan zona waktu
   Jika event hybrid yang diadakan bersifat global, maka zona waktu harus menjadi perhatian. Pastikan sesi yang ditawarkan kepada peserta virtual dapat diakses sesuai permintaan. Jika memungkinkan, tawarkan sesi yang sama secara langsung beberapa kali sehingga orang dapat hadir pada waktu yang sesuai untuk mereka dan mendapatkan pengalaman langsung.

Nah, untuk event-mu, kira-kira jenis mana yang paling tepat? 

Kalau event yang ingin kamu buat menawarkan value dari experience dan suasana, memberikan tempat untuk komunitas, dan mengutamakan network, maka event offline adalah pilihan yang tepat.

Tetapi, jika event kamu menawarkan value dari konten yang fleksibel untuk peserta, maka kamu lebih tepat mengadakan event online. Apalagi, jika event yang kamu buat ingin membatasi anggaran biaya.

Ingin memberikan experience sekaligus fleksibel untuk peserta? Di sini lah event hybrid cocok untuk kamu. Jika event bisa menawarkan 2 pengalaman sekaligus–offline dan online–secara maksimal, maka gunakanlah strategi event hybrid. Menggunakan jenis event hybrid berarti sama-sama mendapatkan keuntungan dari event offline dan online, tetapi tidak menutup kemungkinan tantangan yang dihadapi pada kedua jenis event tersebut juga harus kamu hadapi. Jadi, pertimbangkan baik-baik, mana jenis event yang paling cocok dengan kebutuhan event.

Sudah mulai paham dengan jenis event? Ayo buat event-mu sekarang.